Nosači informacija organa grada Pančeva su:
- arhivirani dokumenti u pisanom obliku
- elektronska baza podataka „Službeni list grada Pančeva“
Uredbom o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave (“Službeni glasnik RS“, br. 80/92) i Uputstvom o kancelarijskom poslovanju (“Službeni glasnik RS“, br. 10/93 i 14/93) regulisano je mesto i način čuvanja informacija u Gradskoj upravi grada Pančeva.
Informacije se zavode putem automatske obrade podataka u Pisarnici Gradske uprave u prostorijama Gradskog uslužnog centra.
Registarski materijal nastao u tekućoj godini upisuje se u Arhivsku knjigu koja predstavlja način čuvanja podataka arhivske građe, odnosno nosača informacija.
Sav registarski materijal se čuva u Arhivskom depou koji ima metalne police i odgovarajuću ventilaciju. Arhivska građa – nosači informacija se čuvaju u arhivskim fasciklama.
Sređuju se po rednom broju koji se dobija automatskom obradom podataka, zatim po klasifikacionim znacima koji se takođe dobijaju automatskom obradom podataka na osnovu Uredbe o kategorijama registarskog materijala s rokovima čuvanja i na kraju se raspoređuju po godini nastanka.
Na osnovu liste kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja, bezvredan registraturski materijal se po isteku roka čuvanja izlučuje i uništava, a materijal se trajnim rokom čuvanja je arhivska građa koja se predaje Istorijskom arhivu grada Pančeva.
Osnovne organizacione jedinice Gradske uprave grada Pančeva vode elektronske baze podataka iz svog delokruga utvrđenim Odlukom o Gradskoj upravi grada Pančeva. Grad Pančevo izdaje „Službeni list grada Pančeva“ u kome objavljuje akta organa grada Pančeva i to opšta akata i pojedinačna akta, kada je to njima predviđeno.
Sekretarijat za finansije
Prema članu 5. Zakona o slobodnom pristupu informacijama od javnog značaja, Sekretarijat je u obavezi da informaciju od javnog značaja učini dostupnom, tako što će zainteresovanima omogućiti uvid u dokument koji sadrži informaciju, kao i njegovo kopiranje i slanje kopije dokumenta poštom, faksom, elektronskom poštom ili na drugi način, ako postoji takav zahtev.
Nosači informacija, nastalih u radu ili u vezi sa radom kojima Sekterarijat raspolaže, čuvaju se u:
– elektronskoj formi na računarima kod službenika koji rade na predmetima,
– kancelarijama, kod službenika koji rade na predmetima,
– arhivi Pisarnice gradske uprave, Trg Kralja Petra I 2-4,
– Istorijskom arhivu grada Pančeva
Informacije se klasifikuju, čuvaju i arhiviraju, prema propisima o kancelarijskom poslovanju u državnim organima.
Sekreterijat za javne nabavke
Elektronska baza podataka na posebno za tu svrhu određen računar u kancelariji Sekreterijata.
Elektronska baza podataka sačuvana i na eksternom hard disku koji se čuva u zaključano metalnom ormaru u prostorijama Sekreterijata.
Aplikativni softver uprave za javne nabavke na posebno za tu svrhu određen računar u kancelariji rukovodica Sekreterijata za javne nabavke.
Arhiva sa evidentiranim predmetima.
Arhiva sa ponudama ponuđača.
Arhiva predmeta sa registratorima klasifikovana po datumima predmeta u ormarima u kancelarijama Sekreterijata.
Aplikativni sopftver uprave za javne nabavke.
